Personell og kompetanse i Forsvarets materiellinvesteringsprosjekter - analyser av personellbehovet i bemanningsplaner

Forsvarsmateriell (FMA) har ansvar for å fremskaffe, forvalte og avhende materiell i forsvarssektoren på en ressurseffektiv måte, og innen fremskaffelse er gjennomføringen av investeringsprosjekter en sentral aktivitet. I de kommende årene vil materiellinvesteringer spille en avgjørende rolle i styrkingen av forsvaret av Norge. Etaten er avhengig av å ha tilgang på riktig kompetanse til rett tid for å tilrettelegge for en vellykket og ressurseffektiv prosjektgjennomføring. Det krever langsiktig planlegging og styring av personellressurser, både i FMA og sektorens øvrige etater. Det eksisterer bemanningsplaner i prosjektenes beslutningsdokumenter som anslår behovet for personell i gjennomførings- og avslutningsfasene, men planene har i liten grad blitt sammenstilt og sett på tvers av investeringsprosjekter tidligere. Denne rapporten dokumenterer Forsvarets forskningsinstitutt (FFI) sitt arbeid med å samle inn og strukturere dataene i bemanningsplanene til 155 investeringsprosjekter i Perspektivplan materiell (PPM) fra 2018 og presenterer deskriptive analyser av det registrerte personellbehovet. Rapporten evaluerer også muligheten for å predikere fremtidig personellbehov og gjennomfører innledende analyser av avviket mellom registrert behov og faktisk bruk på et aggregert nivå. Slik søker rapporten å styrke forståelsen – og å identifisere områder for videre studier – av personell og kompetanse i investeringsprosjekter for forsvarsmateriell. Selv om det årlige personellbehovet i de fleste investeringsprosjekter er relativt lavt, har noen prosjekter behov for opp mot 40 årsverk per år i gjennomførings- og avslutningsfasene. Som regel kommer et flertall av disse årsverkene fra FMA, men det er også behov for støtte fra Forsvaret samt andre aktører slik som Forsvarsbygg (FB), FFI eller eksterne konsulenter. Behovet for personell viser generelt tendenser til å øke med prosjektenes økonomiske størrelse og bemanningstid, og det varierer også avhengig av hvilken kapasitet som er prosjektansvarlig. Siden vi studerer registrert personellbehov – og ikke faktisk personellbruk i et gitt prosjekt – er det imidlertid vanskelig å fastslå at variasjonene skyldes reelle forskjeller i personellbehov fremfor eksempelvis forskjeller i fremgangsmåten for å estimere behovet. Videre finner vi indikasjoner på avvik mellom registrert personellbehov og faktisk personellbruk i 2018. Det kan spesielt være utfordrende å anslå det reelle behovet for forvaltningspersonell i prosjektene. Avvik mellom registrert behov og faktisk bruk kan medføre flere negative konsekvenser, blant annet for fremgangen i prosjektene og for utføringen av forvaltningsoppgaver tilknyttet materiellsystemer som er i drift. Vi anbefaler derfor at prosjektene i større grad baserer seg på erfaring og estimater fra tidligere tilsvarende prosjekter i prosjektplanleggingen, samt at FMA i større grad enn i dag benytter estimatene i bemanningsplanene for å tildele faktiske ressurser.