Kostnadsestimering i IKT-investeringer
Hva er utfordringene relatert til nøyaktig kostnadsestimering av militære IKT-prosjekter, og hvordan kan disse best håndteres?
Informasjons- og kommunikasjonsteknologi (IKT) har utviklet seg i en ekstraordinær fart, drevet av omfattende forskning og utvikling i næringslivet, og en betydelig andel av forsvarssektorens tildelte midler blir brukt på IKT.
Militære IKT-prosjekter er vanligvis store og strekker seg over mange år eller tiår, noe som ofte medfører endringer i omfang eller målsetninger. Alle systemene som er involvert må integreres, hvor noen av systemene kan være geografisk spredt. I mange tilfeller må nasjonale systemer være i stand til å samhandle med systemene til andre nasjoner.
Kostnadsestimering er en viktig del av ethvert anskaffelsesprosjekt, enten det er for å støtte beslutningen mellom alternativer eller for å utvikle årlige budsjetter. Et godt kostnadsestimat skaper rimelige forventninger til budsjettholdere og beslutningstakere, og det legger til rette for at prosjektet lykkes.
Denne studien har som hovedformål å forstå utfordringene relatert til nøyaktig kostnadsestimering av militære IKT-prosjekter og å identifisere beste praksis for å håndtere disse.
Nøkkelanbefalinger
Basert på den faglige ekspertisen til studiemedlemmene, eksisterende håndbøker om kostnadsestimering og litteratur, gir rapporten en veiledning for hvordan kostnadsestimering av militære IKT-prosjekter kan utføres gjennom systemets livsløp. Rapporten diskuterer også utfordringer og strategier for nøyaktig kostnadsestimering av militære IKT-prosjekter. Følgende er et sammendrag av studiegruppens nøkkelanbefalinger.
Kostnadsestimeringsmetoder: Valg av kostnadsestimeringsmetode bør avhenge av tilgjengelig data og verktøy samt om man følger vannfall eller smidig metodikk ved prosjektplanleggingen.
Prosess: Krav i prosjektene burde følge SMART-rammeverket og dokumenteres for å sikre kontinuitet. Bruk av flere kostnadsestimeringsmetoder kan være hensiktsmessig for å sammenligne og validere det opprinnelige estimatet. Kommersielle estimeringsprogrammer kan brukes og tilpasses når man mangler data for kostnadsestimering. Maskinvare og programvare bør budsjetteres og planlegges for kontinuerlig oppgradering.
Dokumentering: Alt som inkluderes, ekskluderes og antas i kostnadsestimeringen må dokumenteres. Det anbefales å bygge opp og oppbevare en database over historiske IKT-prosjekter for å støtte fremtidig kostnadsestimering av IKT-prosjekter.
Livssykluskostnader: Den fulle livssykluskostnaden for maskinvaren og programvaren i prosjektene bør estimeres. Når kostnadsestimeringen skal presenteres bør det presenteres som et intervall fremfor ett enkelt tall for å få frem usikkerheten i estimatet.
Kompetanse: Prosjektmedarbeidere i IKT-prosjekter bør ha nok kompetanse om IKT, og spesielt om utviklingsmetoder i IKT-prosjekter. Det anbefales å henvende seg til organisasjoner som International Cost Estimating & Analysis Association (ICEAA), UK Society for Cost Analysis and Forecasting (SCAF), Cost Assurance and Analysis Service (CAAS) og Nesma for å bygge individuell og/eller organisasjonens evne til å gjøre effektiv kostnadsestimering av IKT.
Ressurser: Rapporten lister også opp en rekke håndbøker som bør benyttes før å støtte kostnadsestimeringen, som for eksempel ICEAA sin Software Cost Estimating Body og Knowledge (CEBoK-S).
Rapporten er publisert (pre-release) på NATO STOs nettsider (krever innlogging).