Forsvarets investeringsprosjekter undervurderer usikkerhet i kostnadsestimatene
Ekstern kvalitetssikring vurderer usikkerhet i kostnadsestimatene høyere enn prosjektene selv og avdekker enkelte mangler i beslutningsunderlagene til Forsvarets investeringsprosjekter, viser en ny studie fra FFI.
Forsvarsløftet innebærer omfattende investeringer i materiell, bygg og anlegg. Før store prosjekter i forsvarssektoren settes i gang, blir både konseptvalg og forprosjekt kvalitetssikret eksternt.
– Eksterne kvalitetssikrere vurderer gjennomgående usikkerheten i kostnadsestimatene som høyere enn prosjektene selv gjør. Det tyder på at kvalitetssikringen fanger opp og tar høyde for mer av usikkerheten. Det rettes også kritikk mot dårlig dokumentasjon og etterprøvbarhet, og mot svakt formulerte mål, sier sjefsforsker ved FFI, Jan Erik Voldhaug.
Resultatet kommer frem i en ny studie som har analysert kvalitetssikringsrapportene fra forsvarssektorens materiell-, bygg- og anleggsprosjekter i perioden 2019 til 2025.
Svakheter i tidligfase
Studien peker på at det i konseptvalgutredningene, som gjennomføres før forprosjektene i store statlige investeringer, er flere deler som i hovedsak får positive vurderinger fra kvalitetssikrerne. Dette gjelder problembeskrivelser, behovsanalyser og beskrivelser av rammebetingelser.
Samtidig peker kvalitetssikrer på et stort forbedringspotensial knyttet til hvordan målene beskrives. Målene som skal oppnås er gjerne for generelt beskrevet, noe som gjør det vanskelig å verifisere om man faktisk oppnår ønsket resultat. I tillegg får den samfunnsøkonomiske analysen kritikk av kvalitetssikrerne for å være mangelfull. Her pekes det på at kostnadsberegningene er dårlig dokumentert.
– Dårlig formulerte mål er vanskelig å styre etter. I rapporten anbefaler vi at sektoren i større grad forsøker å utarbeide såkalte SMARTe mål. Det vil si mål som er spesifikke, målbare, akseptable, realistiske og tidsavgrensede. Det vil bidra til tydeligere mål som er lettere å bekrefte at man når, sier forskningsleder Helene Berg.
Forprosjekter
De fleste merknadene fra kvalitetssikring av forprosjektene i sektoren knytter seg til styring og gjennomføring.
– Vi fant at de eksterne kvalitetssikrerne særlig pekte på mangler knyttet til endringslogg, kontraktsstrategi, gevinstrealiseringsplan, organisering og ansvarsdeling. I tillegg ble det kommentert på at oppfølgingen av konseptvalg og forventet nytte er for dårlig, sier Voldhaug.
De delene av styringsdokumentet som omhandler prosjektets overordnede rammer, det vil si hensikt, krav og hovedkonsept, mål, kritiske suksessfaktorer, rammebetingelser og grensesnitt vurderes derimot i stor grad som tilfredsstillende.
Må lære av tidligere feil og mangler
Forskerne bak rapporten er tydelige på at sektoren må ta lærdom den eksterne kvalitetssikringen.
– Forsvarssektoren må klare å omsette det man lærer fra den eksterne kvalitetssikringen til relevante tiltak. Det vil gi bedre beslutningsgrunnlag for fremtidige prosjekter, redusere risiko og lette styringen av prosjekter, sier Berg.
Studien peker på at sektoren må ta grep for å forbedre etterprøvbarheten og kvaliteten i kostnadsestimatene. Dette kan gjøres ved å dokumentere forutsetningene for estimatene enda tydeligere. I tillegg anbefales det at det lages bedre målformuleringer i prosjektene og at planer for gevinstrealisering forbedres i henhold til gjeldende veiledere. Systematisk og aktivt bruk av endringslogg pekes også på som et viktig grep.
