Slik kan forsvaret lykkes med raskere anskaffelser
Forsvaret skal kjøpe inn store mengder våpen og materiell de kommende årene. Ofte skulle vi gjerne hatt utstyret allerede i dag. En ny FFI-rapport gir råd om hvordan vi kan få det til.
Forsvarsløftet forutsetter et økt tempo i materiellanskaffelser. FFI-forskerne Anders Aulie, Oliver Groth Pettersen og Annabel Garred har studert tre materiellprosjekter (se faktaboks) som har levert hurtig for å se hva sektoren kan lære fra dem. Forskerne de intervjuet deltagere og analysert dokumentasjon fra prosjektene.
– Vi mener det er noen klare suksessfaktorer som går igjen, forklarer hovedforfatter Anders Aulie.
Han summerer opp rådene med fire nøkkelord (som alle begynner med K): Økt konkurranse, modererte krav, kontinuitet blant deltagerne i prosjektene og bedre kommunikasjon:
Forskernes råd
- Sektoren bør som hovedregel vurdere konkurranse som et virkemiddel for å redusere tidsbruk i fremskaffelser.
- FMA bør etterstrebe kontinuitet innad i prosjektgrupper og sørge for at institusjonell kunnskap i større grad blir videreført ved kontinuitetsbrudd.
- FMA og sektoren bør aktivt arbeide med å moderere krav.
- Oppdragsdialogen mellom Forsvarsstaben og FMA bør inkludere tydelige føringer for hva det skal bety å prioritere tid.
Rapporten er skrevet på oppdrag for Forsvarsmateriell.
De tre anskaffelsene som er studert er relativt små i forsvarssammenheng, men Aulie tror det er lærdommer å hente også for større anskaffelser.
Konkurranse og kravmoderering
For å få til raskere anskaffelser, er det noen metodiske valg som virker å være gunstige, påpeker forskerne.
– Dere foreslår å i større grad bruke konkurranse som virkemiddel. Er det ikke konkurranse i alle anskaffelser?
– Konkurranse er hovedregelen. Vårt råd handler om hva man vektlegger i konkurransen. Konkurranse tenkes typisk på som et virkemiddel for å få ned prisen. Vi mener det kan brukes som et virkemiddel også for å få ned leveringstiden. I en konkurranse kan vi sette kortere leveringsfrister og legge mer vekt på leveringshastighet. Det kan bety at vi må akseptere høyere pris dersom leveringstid er viktigere.
– Dere sier også at FMA og sektoren aktivt bør arbeide med å moderere krav. Har du et eksempel på et krav som kan modereres?
– Det handler typisk om spesifikasjoner som reduserer handlingsrommet for et prosjekt ved å ekskludere løsninger som kanskje ikke er perfekte, men som kan leveres hurtigere eller rimeligere. For eksempel kan et slikt krav være at en elektronisk dings skal fungere med lik ytelse i -30 grader? Hvis vi stiller mange spesifikke, strenge krav til en leveranse, kan det hende produsenten må gjøre endinger som man egentlig ikke trenger – endringer som forsinker og fordyrer prosjektet. Derfor bør vi undersøke om vi kan lempe på noen av kravene. Kravmoderering kan i seg selv åpne for mer bruk av hyllevare, og kanskje at flere leverandører blir aktuelle, noe som i tur kan få ned leveringstid og kostand, understreker Aulie.
Kunnskap går tapt underveis
Personellrotasjon er også en ulempe i anskaffelsesprosesser, som kan ta fem, ti eller 15 år fra start til slutt.
– Når folk byttes ut underveis i et komplisert anskaffelsesprosjekt, risikerer man å miste kunnskap som er bygget opp over flere år. Den nye personen må sette seg inn i prosjektet, forstå tidligere beslutninger og bygge opp relasjoner på nytt. I verste fall må prosjektet delvis «starte på nytt», sier Aulie.
Forskerne har ikke i denne rapporten sett på hvordan «kontinuitetsproblemet» kan løses.
– Men hvis man først må bytte personell, er det viktig å sikre at byttet blir så sømløst som mulig, sier Aulie.
Hastverk er lastverk?
Forskernes siste råd handler om kommunikasjon. Oppdragsdialogen mellom Forsvarsstaben og FMA bør inkludere tydelige føringer for hva det skal bety å prioritere tid.
Dette er spesielt viktig i en tidlig fase av anskaffelsen, mener Aulie. De som styrer prosjektet i Forsvaret og FMA, må tidlig vurdere og avklare hva slags risiko de vi villige til å ta for å få anskaffelsen til å gå fortere.
– Hvis det er viktig med rask levering, kan det hende du må ta risiko, enten ved å ta et tidlig valg om teknologisk løsning, fire på noen ytelseskrav eller sette ambisiøse tidsfrister, sier Aulie.
Han mener det nå er et skifte i forsvarssektoren der Langtidsplanen nå legger opp til en tydeligere prioritering av tid.
– Tidligere har det kanskje vært et større kostnadsfokus i materiellinvesteringene. Hvis man er strenge på tidsfrister i en konkurranse, risikerer man å miste potensielle leverandører, slik at anskaffelsen blir dyrere. Denne avveiningen bør følge av oppdragsdialogen, påpeker Aulie.